Datenschutzerklärung

Stand: 2. November 2026

1. Verantwortlicher

Nova Wohnraum Oberfranken GmbH, Spiegel 53, 95326 Kulmbach, Deutschland. Telefon +49 9221 3959949, E-Mail datenschutz@novawohnraum.de.

Diese Erklärung gilt für novawohnraum.de, zanova.eu, heykairos.de und checkin.heykairos.de sowie für Buchung, Aufenthalt und jeden Kontakt mit uns.

2. Welche Daten wir wofür verarbeiten

Buchung und Aufenthalt: Name, Anschrift, Kontaktdaten, Reise-, Buchungs- und Zahlungsdaten, Ihre Nachrichten an uns, Zugangscodes und Tür-Ereignisse, um Ihren Aufenthalt abzuwickeln. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO; für Tür-Ereignisse Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (unser Interesse, Schäden an der Unterkunft aufklären zu können). Buchen Sie über eine Plattform wie Airbnb, Booking.com oder Fewo-direkt, erhalten wir diese Daten von der Plattform.

Meldeschein: die Angaben nach § 30 Bundesmeldegesetz. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO i. V. m. §§ 29, 30 BMG. Ein Foto Ihres Ausweises im Online-Check-in verarbeiten wir nur mit Ihrer Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO).

Rechnungen und Buchhaltung: Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (steuer- und handelsrechtliche Pflichten).

Bewertungsbitte: Nach dem Aufenthalt bitten wir Sie gegebenenfalls um eine Bewertung. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (unser Interesse an Rückmeldungen).

Eigentümer der von uns verwalteten Wohnungen: Vertrags-, Bank- und Abrechnungsdaten. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b und c DSGVO.

Anfragen und Bewerbungen: Ihre Kontaktdaten und der Inhalt Ihrer Nachricht oder Bewerbung. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Besuch unserer Webseiten: Verbindungsdaten wie IP-Adresse, Browser und aufgerufene Seite, für den sicheren Betrieb, den Spamschutz unserer Formulare und auf zanova.eu für eine Reichweitenmessung ohne Cookies. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (sicherer Betrieb und Kenntnis der Nutzung). Im Buchungsfenster auf zanova.eu, das Smoobu bereitstellt, setzt der Zahlungsdienst Stripe zwei Cookies zur Betrugsabwehr (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG).

Telefon und Gesprächsnotiz: Wenn Sie uns anrufen oder wir Sie anrufen, läuft das Gespräch über die Telefonanlage der sipgate GmbH, Düsseldorf. Sie arbeitet für uns als Auftragsverarbeiter (Art. 28 DSGVO). Bei Gesprächen mit unseren Mitarbeitern wandelt eine KI das Gespräch in Text um, damit kein Anliegen verloren geht. Der Ton wird dafür nur kurz zwischengespeichert und danach gelöscht; eine dauerhafte Aufzeichnung gibt es nicht. Aus dem Text erstellt sipgate mit KI-Modellen, die in der EU betrieben werden (Microsoft Azure in Irland oder Mistral AI in Frankreich), eine Zusammenfassung, Antworten auf feste Fragen und eine Aufgabenliste. Diese Modelle erhalten nur den Text, nicht den Ton. Wir speichern die Notiz mit Rufnummer, Zeitpunkt und Dauer des Anrufs. Sie enthält, was im Gespräch genannt wurde, etwa Name, Anliegen und Termine; den Wortlaut des Gesprächs speichern wir in unserem System nicht (zur Speicherung bei sipgate siehe Ziffer 5). Eine weitere KI liest den Text nur im Arbeitsspeicher und liefert uns feste Angaben zum Anliegen, zum Beispiel Art der Anfrage, Zahl der Personen, Zeitraum und Ort. Dafür nutzen wir ein KI-Modell (Claude) über den Dienst Amazon Bedrock der Amazon Web Services EMEA SARL, Luxemburg. Die Verarbeitung findet in Rechenzentren in der EU statt; Amazon Web Services arbeitet für uns als Auftragsverarbeiter. Die KI trifft keine Entscheidung über Sie. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit es um Ihre Anfrage oder Ihren Vertrag geht, sonst Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (unser Interesse, Anliegen vollständig zu erfassen und keinen Rückruf zu verlieren). Möchten Sie das nicht, sagen Sie es zu Beginn des Gesprächs; dann schalten wir die KI für dieses Gespräch ab.

KI-Telefonassistent: Nimmt niemand von uns einen Anruf an, antwortet ein KI-Telefonassistent von sipgate. Er sagt zu Beginn, dass er eine künstliche Intelligenz ist, nimmt Ihr Anliegen auf und gibt es an unser Team weiter; auf Wunsch übergibt er an einen Mitarbeiter. Wir verarbeiten dabei Ihre Rufnummer, Ihren Namen, Ihr Anliegen und das, was Sie dem Assistenten sagen; Ton wird nicht gespeichert, nur Text. Ist Ihre Rufnummer bei uns hinterlegt, übermitteln wir dem Assistenten zu Beginn des Gesprächs Ihren Namen und Ihre Firma und, wenn Sie bei uns gebucht haben, Wohnung und Zeitraum Ihres laufenden oder kommenden Aufenthalts, damit er Sie nicht erneut danach fragen muss. Preise, Zahlungsdaten, Zugangscodes, Mailadressen und Anschriften übermitteln wir nicht. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO für Buchungsanfragen, sonst Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (unser Interesse, erreichbar zu sein und keinen Rückruf zu verlieren).

Bei der Bearbeitung von Nachrichten und Unterlagen nutzen wir auch KI-Dienste, zum Beispiel für Übersetzungen.

Büro-Assistent für unsere Mitarbeiter („Pilot“) und KI-gestützte Sichtung eingehender Nachrichten: Unsere Mitarbeiter nutzen für die Büroarbeit einen KI-Assistenten in unserem internen Verwaltungssystem. Er hilft zum Beispiel dabei, ein Angebot, eine Rechnung oder eine Nachricht mit Zugangsinformationen zu Ihrer Buchung vorzubereiten, Buchungen, Angebote und Rechnungsdaten nachzuschlagen und eingehende Nachrichten nach Anliegen und Dringlichkeit zu sortieren.

Ein Mensch entscheidet. Der Assistent sendet nichts von sich aus und ändert nichts selbstständig. Alles, was an Sie gesendet oder im System festgehalten wird, zeigt er zuerst einem Mitarbeiter als Entwurf mit Empfänger und vollem Wortlaut; erst wenn dieser Mitarbeiter bestätigt, wird es ausgeführt.

Wenn Sie uns schreiben. Eingehende E-Mails und Nachrichten an unsere Geschäftspostfächer sowie WhatsApp- und Buchungsportal-Nachrichten kann ein getrennter KI-Auswertungsschritt lesen. Er gibt dem Assistenten, der die Arbeit plant, nur feste Angaben weiter (zum Beispiel Anliegen, Datum, Wohnung, Zahl der Personen, Sprache, Dringlichkeit), nicht den Wortlaut. Anhänge liest er nicht. Verarbeitet werden Ihr Name und Ihre Kontaktdaten, soweit Sie sie nennen, und der Inhalt Ihrer Nachricht; die Quelle ist Ihre Nachricht an uns. Bitte senden Sie uns keine Gesundheitsdaten und keine Unterlagen, die einem Berufsgeheimnis unterliegen.

Welche weiteren Daten: die Daten, die wir für Ihre Anfrage, Buchung, Ihr Angebot oder Ihre Rechnung ohnehin verarbeiten (Name, Firma, E-Mail-Adresse, Buchungs- und Angebotsdaten, Rechnungsempfänger). Zugangscodes, Kontonummern und Schlüssel erhält der Assistent nicht.

Wer verarbeitet: Das KI-Modell (Claude von Anthropic) läuft als Dienst der Amazon Web Services EMEA SARL (Luxemburg) in Rechenzentren in der Europäischen Union. Amazon Web Services handelt als unser Auftragsverarbeiter (Art. 28 DSGVO).

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit es um Ihre Anfrage, Buchung, Ihr Angebot oder Ihre Rechnung geht, sonst Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (unser berechtigtes Interesse an einer schnellen und fehlerarmen Bearbeitung). Sie können der Verarbeitung auf Grundlage berechtigter Interessen jederzeit widersprechen (Art. 21 DSGVO, siehe Ziffer 6). Anfragen: datenschutz@novawohnraum.de.

Klick-Kennung bei Google-Anzeigen

Gelangen Sie über eine Anzeige bei Google auf unsere Website, enthält die Seitenadresse eine von Google vergebene Klick-Kennung. Senden Sie uns anschließend über das Anfrageformular eine Buchungsanfrage, wird diese Kennung mit Ihrer Anfrage an uns übermittelt. Auf Ihrem Endgerät wird dafür nichts gespeichert, und es wird kein Skript von Google geladen. Kommt aus der Anfrage eine Buchung zustande, übermitteln wir die Kennung zusammen mit Datum und Wert der Buchung, aber ohne Ihren Namen und ohne Ihre Kontaktdaten, an die Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland, damit wir nachvollziehen können, welche Anzeigen zu Buchungen führen. Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage unseres berechtigten Interesses an der Messung des Erfolgs unserer Werbung (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Sie können dieser Verarbeitung jederzeit widersprechen; wenden Sie sich dazu an die oben genannte verantwortliche Stelle.

Messung unserer Google-Anzeigen (nur mit Ihrer Einwilligung)

Auf zanova.eu fragen wir Sie in einem Banner, ob wir messen dürfen, welche unserer Google-Anzeigen zu Buchungsanfragen führen. Nur wenn Sie zustimmen, lädt Ihr Browser den Google-Tag (Google Ads Conversion-Tracking) der Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland. Er speichert Cookies auf Ihrem Endgerät, etwa _gcl_au und _gcl_aw, für bis zu 90 Tage, und meldet Google, wenn Sie nach dem Klick auf eine unserer Anzeigen eine Buchungsanfrage senden. Dabei erhält Google Ihre IP-Adresse, Angaben zu Browser und Gerät, die aufgerufene Seite und die Klick-Kennung, nicht aber Ihren Namen, Ihre Kontaktdaten oder den Inhalt Ihrer Anfrage. Für personalisierte Werbung nutzen wir die Messung nicht. Google verarbeitet die Daten auch in den USA; die Google LLC ist nach dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert (Art. 45 DSGVO). Rechtsgrundlage ist Ihre Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO und § 25 Abs. 1 TDDDG). Ihre Auswahl im Banner speichern wir in einem eigenen Cookie (cc_cookie, sechs Monate), damit wir nicht auf jeder Seite neu fragen müssen (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG). Ihre Einwilligung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft über „Cookie-Einstellungen“ in der Fußzeile der Website widerrufen; die Cookies von Google werden dann gelöscht.

3. Empfänger

Wir geben Daten nur weiter, soweit es für diese Zwecke nötig ist: an Dienstleister für Hosting, Buchungsverwaltung und Zahlungen, E-Mail- und Nachrichtenversand, Schließsysteme, Telefonie, Buchhaltung, KI-Dienste, Fehleranalyse sowie Büro- und Teamkommunikation; an die Google Ireland Limited, soweit Sie der Messung unserer Anzeigen zugestimmt haben; an die Buchungsplattform, über die Sie gebucht haben; an unsere Steuerberatung; und an Behörden, soweit das Gesetz es verlangt, etwa Meldebehörde und Finanzamt.

4. Übermittlung in Drittländer

Einige Dienstleister verarbeiten Daten auch in den USA. Das geschieht auf Grundlage des Angemessenheitsbeschlusses der EU-Kommission zum EU-US Data Privacy Framework (Art. 45 DSGVO) oder von Standardvertragsklauseln der EU-Kommission (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO). Eine Kopie der Standardvertragsklauseln erhalten Sie auf Anfrage.

5. Speicherdauer

Wir löschen Daten, sobald wir sie für den jeweiligen Zweck nicht mehr brauchen und keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht besteht. Insbesondere gilt: Buchungs- und Rechnungsunterlagen sowie Geschäftsbriefe bis zu zehn Jahre (§ 147 AO, § 257 HGB); Meldescheine ein Jahr nach der Abreise (§ 30 Abs. 4 BMG); Zugangscodes und Tür-Ereignisse rund sechs Monate (Verjährung nach § 548 BGB); Gesprächsnotizen 90 Tage nach dem Anruf; Anrufprotokolle des KI-Telefonassistenten 30 Tage; Bewerbungen sechs Monate nach Abschluss des Verfahrens. Bei unserem Auftragsverarbeiter sipgate bleiben Gesprächstexte, Zusammenfassungen und Anrufdaten gespeichert, solange unser Vertrag mit sipgate besteht. Die Verläufe der Arbeit mit dem Büro-Assistenten löschen wir ein Jahr nach der letzten Aktivität. Freigabe-Nachweise und Protokolle löschen wir nach zwei Jahren.

6. Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18) und Datenübertragbarkeit (Art. 20). Eine Einwilligung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen (Art. 7 Abs. 3). Sie können sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde beschweren (Art. 77); für uns zuständig ist das Bayerische Landesamt für Datenschutzaufsicht in Ansbach. Schreiben Sie uns dazu an datenschutz@novawohnraum.de.

Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO)

Verarbeiten wir Ihre Daten auf Grundlage berechtigter Interessen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO), können Sie aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit widersprechen. Einer Bewertungsbitte können Sie jederzeit ohne Angabe von Gründen widersprechen.

7. Pflicht zur Bereitstellung

Die Angaben für den Meldeschein sind gesetzlich vorgeschrieben, die Buchungsdaten brauchen wir für den Vertrag. Ohne sie können wir Sie nicht beherbergen.

8. Automatisierte Entscheidungen

Einzelne Anliegen entscheidet unser System nach festen Regeln selbst, etwa einen späteren Check-out oder die Freigabe Ihrer Zugangsdaten nach bestätigter Zahlung; einen Zahlungsbeleg, den Sie uns schicken, kann dabei eine KI auslesen. Was das System nicht bestätigen kann, prüft ein Mitarbeiter. Sie können verlangen, dass ein Mitarbeiter eine solche Entscheidung überprüft, und Ihren Standpunkt dazu darlegen. Der Büro-Assistent (Ziffer 2) trifft keine Entscheidung mit rechtlicher Wirkung für Sie; jede Wirkung nach außen setzt die Bestätigung eines Mitarbeiters voraus.